Cara Mengelola Stok Barang untuk UMKM

Mengelola stok barang merupakan salah satu tantangan yang dihadapi pemilik usaha kecil dan menengah. Barang yang terlalu banyak dapat membuat modal tertahan, sedangkan stok yang habis ketika pelanggan membutuhkan produk bisa menyebabkan kehilangan peluang penjualan.

Masalah ini sering terjadi ketika pencatatan masih dilakukan secara manual, barang masuk tidak langsung dicatat, atau jumlah persediaan hanya diperkirakan berdasarkan ingatan.

Karena itu, setiap UMKM perlu memiliki cara mengelola stok barang yang sesuai dengan jenis usaha dan jumlah produk yang dimiliki. Pengelolaan yang teratur membantu pemilik usaha mengetahui persediaan, menentukan waktu pembelian, dan memeriksa kesesuaian antara catatan dengan kondisi barang sebenarnya.

Mengapa Stok Barang Perlu Dikelola dengan Baik?

Stok barang berkaitan langsung dengan kegiatan penjualan, pembelian, dan penggunaan modal. Tanpa pencatatan yang jelas, pemilik usaha dapat kesulitan mengetahui barang yang tersedia maupun produk yang perlu segera dipesan kembali.

1. Mengurangi Risiko Kehabisan Barang

Barang yang sering terjual perlu dipantau agar persediaannya tidak habis ketika pelanggan ingin membeli.

Dengan mengetahui pola penjualan, pemilik usaha dapat memperkirakan kapan harus melakukan pembelian ulang. Perkiraan tersebut perlu mempertimbangkan jumlah penjualan, waktu pengiriman pemasok, dan kemungkinan perubahan permintaan.

2. Mencegah Penumpukan Persediaan

Menyimpan terlalu banyak barang tidak selalu menguntungkan. Sebagian produk mungkin membutuhkan tempat penyimpanan, berisiko rusak, memiliki masa kedaluwarsa, atau mengalami penurunan permintaan.

Pencatatan stok membantu pemilik usaha mengetahui produk yang bergerak cepat dan barang yang terlalu lama tersimpan.

Informasi ini dapat digunakan untuk menyesuaikan pembelian berikutnya agar modal tidak terlalu banyak tertahan dalam persediaan.

3. Mempermudah Perhitungan Modal

Data persediaan dapat membantu pemilik usaha memperkirakan nilai barang yang masih tersedia.

Namun, jumlah barang dan nilai persediaannya merupakan dua hal yang berbeda. Untuk memperoleh nilai persediaan yang akurat, bisnis perlu menggunakan metode penilaian yang sesuai dengan kebutuhan pencatatan dan ketentuan akuntansi yang berlaku.

4. Mempermudah Pemeriksaan Barang

Catatan yang teratur membantu pemilik usaha membandingkan stok dalam sistem dengan jumlah fisik di gudang atau toko.

Jika ditemukan selisih, penyebabnya dapat diperiksa lebih lanjut. Misalnya, ada barang yang belum dicatat saat keluar, barang rusak, retur, atau kesalahan penghitungan.

Cara Mengelola Stok Barang untuk UMKM

Tidak semua usaha membutuhkan sistem persediaan yang rumit. Untuk usaha kecil, pengelolaan dapat dimulai dengan prosedur sederhana yang diterapkan secara konsisten.

1. Catat Semua Barang yang Dimiliki

Langkah pertama adalah membuat daftar barang yang dikelola.

Informasi yang dapat dicatat meliputi:

• Nama dan kode barang.

• Kategori atau jenis produk.

• Satuan, seperti buah, kotak, kilogram, atau liter.

• Jumlah stok awal.

• Harga beli atau informasi biaya yang diperlukan.

• Lokasi penyimpanan jika memiliki beberapa tempat.

Kode barang membantu membedakan produk yang namanya mirip atau memiliki variasi ukuran dan warna.

Sebagai contoh, sebuah toko pakaian dapat menggunakan kode berbeda untuk kaus hitam ukuran M dan kaus hitam ukuran L. Dengan begitu, pencatatan tidak hanya mengandalkan nama produk.

2. Pisahkan Pencatatan Barang Masuk dan Keluar

Setiap perubahan persediaan harus dicatat agar jumlah stok tetap dapat ditelusuri.

Barang masuk dapat berasal dari pembelian pemasok, retur pelanggan, atau penyesuaian stok yang telah diperiksa. Barang keluar dapat berasal dari penjualan, retur kepada pemasok, barang rusak, atau penggunaan internal.

Jangan hanya mencatat pembelian dan penjualan. Perubahan lain juga dapat memengaruhi jumlah barang yang tersedia.

Sebagai contoh, jika toko menerima 20 unit barang dari pemasok, persediaan bertambah 20 unit. Jika kemudian 5 unit terjual, stok berkurang 5 unit.

Pencatatan akan lebih akurat jika transaksi dilakukan segera setelah barang diterima atau dikeluarkan, bukan ditunda sampai akhir hari tanpa prosedur yang jelas.

3. Hitung Stok Secara Berkala

Stok yang tercatat belum tentu selalu sama dengan jumlah barang fisik. Karena itu, lakukan pemeriksaan langsung secara berkala.

Proses ini dikenal sebagai stok opname, yaitu kegiatan menghitung persediaan fisik dan membandingkannya dengan catatan.

Frekuensinya dapat disesuaikan dengan jumlah barang dan risiko usaha. Produk bernilai tinggi atau barang yang pergerakannya cepat mungkin memerlukan pemeriksaan lebih sering dibandingkan barang yang jarang berubah.

Jika terdapat selisih, cari penyebabnya terlebih dahulu. Jangan langsung mengubah catatan tanpa memahami sumber perbedaan.

4. Tentukan Stok Minimum

Stok minimum adalah batas persediaan yang digunakan sebagai tanda bahwa pemilik usaha perlu mempertimbangkan pembelian ulang.

Batas ini dapat dihitung berdasarkan rata-rata penjualan dan waktu tunggu pemasok, kemudian disesuaikan dengan cadangan yang diperlukan.

Sebagai contoh, sebuah toko rata-rata menjual 5 unit produk per hari. Pemasok membutuhkan waktu sekitar 4 hari untuk mengirimkan pesanan. Jika toko ingin menyediakan cadangan 10 unit, perkiraan batas pemesanan ulangnya adalah:

5 unit × 4 hari + 10 unit cadangan = 30 unit.

Dalam contoh tersebut, toko dapat mulai mempertimbangkan pemesanan ulang ketika persediaan mendekati 30 unit.

Perhitungan ini hanya contoh sederhana. Kebutuhan sebenarnya dapat berbeda ketika penjualan berubah, waktu pengiriman tidak konsisten, atau pemasok memiliki jumlah pembelian minimum.

5. Kelompokkan Barang Berdasarkan Prioritas

Barang tidak selalu perlu diperlakukan dengan cara yang sama.

Produk yang sering terjual dapat dipantau lebih intensif. Barang bernilai tinggi perlu mendapat pengawasan yang memadai. Produk yang memiliki masa kedaluwarsa perlu diperhatikan tanggal penggunaannya.

Pengelompokan membantu pemilik usaha menentukan prioritas pemeriksaan dan pembelian.

Untuk barang yang memiliki tanggal kedaluwarsa, sistem penyimpanan dan pengeluaran juga perlu mempertimbangkan masa berlaku produk agar barang lama tidak terabaikan.

6. Simpan Barang dengan Teratur

Penataan gudang atau tempat penyimpanan mempermudah pencarian dan penghitungan barang.

Gunakan label, kode, atau pembagian lokasi yang konsisten. Produk dengan variasi berbeda sebaiknya tidak dicampur jika berisiko menimbulkan kesalahan pengambilan.

Untuk barang yang mudah rusak, mudah pecah, atau mempunyai ketentuan penyimpanan khusus, ikuti prosedur penanganan yang sesuai.

Penataan yang baik juga membantu staf mengetahui lokasi barang tanpa harus selalu bertanya kepada pemilik usaha.

Cara Menghitung Stok Barang

Penghitungan stok dapat dimulai dengan rumus dasar berikut:

Stok akhir = stok awal + barang masuk − barang keluar.

Dalam praktiknya, barang masuk dan keluar perlu mencakup seluruh pergerakan yang relevan, bukan hanya pembelian dan penjualan.

Sebagai contoh, sebuah toko memiliki stok awal 40 unit. Selama periode pencatatan, toko menerima 25 unit dari pemasok, menjual 18 unit, dan mencatat 2 unit sebagai barang rusak yang tidak dapat dijual.

Perhitungannya adalah:

40 + 25 − 18 − 2 = 45 unit.

Jadi, stok yang diperkirakan masih layak dijual adalah 45 unit, dengan asumsi tidak ada pergerakan lain yang belum dicatat.

Setelah itu, lakukan penghitungan fisik untuk memastikan jumlah tersebut sesuai dengan barang yang benar-benar tersedia. Jika ditemukan selisih, periksa transaksi, retur, kerusakan, dan kemungkinan kesalahan pencatatan.

Untuk usaha yang mempunyai banyak variasi produk atau lokasi penyimpanan, penghitungan manual dapat menjadi lebih sulit. Pada kondisi tersebut, sistem pencatatan terstruktur dapat membantu mengurangi pekerjaan berulang.

Mengelola Stok Barang dengan Excel atau Spreadsheet

Spreadsheet dapat menjadi langkah awal yang praktis untuk usaha dengan jumlah produk dan transaksi yang masih terbatas.

Pemilik usaha dapat membuat kolom kode barang, nama produk, stok awal, barang masuk, barang keluar, dan stok akhir. Rumus digunakan untuk menghitung perubahan jumlah persediaan berdasarkan data yang dimasukkan.

Agar pencatatan lebih mudah diperiksa, sebaiknya pisahkan daftar produk dari catatan transaksi. Dengan begitu, riwayat pergerakan barang dapat ditelusuri tanpa harus menimpa jumlah stok sebelumnya.

Namun, spreadsheet juga memiliki keterbatasan. Ketika banyak pengguna mengubah data, transaksi meningkat, atau pemilik membutuhkan laporan yang lebih rinci, risiko kesalahan dapat bertambah jika tidak ada aturan pengelolaan yang jelas.

Karena itu, spreadsheet cocok sebagai awal untuk sebagian usaha, tetapi kebutuhan yang lebih kompleks mungkin memerlukan sistem persediaan khusus.

Kapan UMKM Membutuhkan Aplikasi Stok Barang?

Aplikasi stok barang mulai layak dipertimbangkan ketika pencatatan manual semakin sulit dikendalikan atau membutuhkan banyak waktu.

Beberapa tanda yang dapat diperhatikan antara lain:

Jumlah produk terus bertambah. Banyak kode barang dan variasi membuat pencatatan manual semakin rumit.

Transaksi terjadi setiap hari dalam jumlah besar. Pemilik usaha membutuhkan cara yang lebih praktis untuk memperbarui stok dan menelusuri riwayat transaksi.

Ada lebih dari satu petugas. Sistem perlu membantu memastikan perubahan stok tercatat dengan jelas dan dapat ditelusuri.

Bisnis memiliki beberapa lokasi penyimpanan. Pemilik perlu mengetahui ketersediaan barang berdasarkan gudang atau cabang.

Laporan sulit dibuat. Pemilik membutuhkan ringkasan barang masuk, barang keluar, persediaan, dan pergerakan stok tanpa menyusun banyak file secara manual.

Aplikasi tidak otomatis menyelesaikan semua masalah persediaan. Prosedur kerja, kualitas data, dan kedisiplinan pengguna tetap berperan penting.

Fitur yang Perlu Ada dalam Aplikasi Stok Barang

Jika bisnis memerlukan sistem yang lebih terstruktur, pilih fitur berdasarkan alur kerja yang benar-benar digunakan.

Data Barang dan Kategori

Sistem perlu menyimpan informasi produk seperti nama, kode, satuan, kategori, dan lokasi penyimpanan jika diperlukan.

Data yang jelas membantu menghindari pencatatan barang yang sama dengan nama berbeda.

Pencatatan Barang Masuk dan Keluar

Setiap perubahan stok sebaiknya mempunyai catatan transaksi yang dapat diperiksa kembali.

Informasi seperti tanggal, jenis transaksi, jumlah, pengguna, dan keterangan dapat membantu proses pemeriksaan.

Peringatan Stok Minimum

Fitur ini dapat memberikan pemberitahuan ketika stok suatu produk mendekati batas yang ditentukan.

Batas minimum sebaiknya disesuaikan dengan pola penjualan dan waktu pengadaan, bukan ditetapkan sama untuk semua barang tanpa pertimbangan.

Laporan Persediaan

Laporan dapat menunjukkan jumlah stok, riwayat pergerakan, barang yang sering keluar, serta persediaan yang perlu diperiksa.

Pastikan laporan sesuai kebutuhan operasional dan menggunakan data yang konsisten.

Hak Akses Pengguna

Jika aplikasi digunakan oleh beberapa petugas, hak akses perlu disesuaikan dengan tanggung jawab mereka.

Misalnya, petugas gudang dapat mencatat barang masuk dan keluar, sedangkan persetujuan penyesuaian stok dapat dibatasi kepada pengguna tertentu.

Fitur ini membantu meningkatkan ketertelusuran dan mengurangi perubahan data yang tidak sesuai kewenangan.

Backup dan Riwayat Data

Pencadangan membantu melindungi data dari kehilangan akibat gangguan teknis atau kesalahan pengguna.

Sistem juga sebaiknya menyimpan riwayat perubahan penting agar pemilik dapat menelusuri penyebab perbedaan stok.

Cara Memilih Aplikasi Stok Barang

Sebelum menggunakan aplikasi, tentukan masalah yang ingin diselesaikan dan fitur yang paling dibutuhkan.

Pertama, pastikan aplikasi mendukung jenis barang, satuan, dan alur transaksi bisnis Anda. Kedua, periksa kemudahan penggunaan agar staf tidak kesulitan melakukan pencatatan. Ketiga, pastikan data dapat dicadangkan dan dipulihkan sesuai kebutuhan.

Jika bisnis membutuhkan integrasi dengan kasir, pembelian, atau laporan keuangan, periksa apakah fitur tersebut sudah tersedia atau perlu dikembangkan.

Pertimbangkan juga biaya awal, biaya pemeliharaan, kebutuhan hosting, dukungan teknis, serta akses terhadap data.

Anda dapat melihat pilihan perangkat lunak di marketplace aplikasi Argalyta. Untuk kebutuhan yang memerlukan proses bisnis khusus, pelajari juga layanan Custom Project Argalyta.

Kesimpulan

Cara mengelola stok barang untuk UMKM dimulai dari pencatatan produk yang rapi, pemantauan barang masuk dan keluar, pemeriksaan fisik secara berkala, serta penentuan batas stok minimum.

Untuk usaha dengan kebutuhan sederhana, spreadsheet dapat menjadi langkah awal. Ketika jumlah barang, transaksi, atau pengguna semakin bertambah, aplikasi stok barang dapat membantu mengelola persediaan dan riwayat transaksi secara lebih terstruktur.

Pemilihan sistem sebaiknya disesuaikan dengan skala usaha, anggaran, dan proses operasional. Tidak semua bisnis membutuhkan aplikasi dengan fitur yang kompleks.

Jika Anda ingin mengembangkan sistem inventaris atau mengintegrasikan pengelolaan stok dengan transaksi dan laporan, Argalyta menyediakan layanan pengembangan aplikasi yang dapat dipertimbangkan sesuai kebutuhan bisnis.

Untuk membahas kebutuhan sistem yang lebih khusus, silakan hubungi Argalyta. Mulailah dengan menjelaskan jumlah produk, proses pencatatan saat ini, dan masalah yang sering terjadi agar solusi yang dipilih benar-benar sesuai kebutuhan.