Aplikasi Manajemen Klinik Hewan GRATIS

Aplikasi Manajemen Klinik Hewan / Petshop, menurut saya sebaiknya dibuat sebagai aplikasi yang menyatukan klinik hewan, rekam medis, kasir, stok obat/barang petshop, grooming, penitipan, dan laporan keuangan dalam satu sistem. Jadi bukan sekadar aplikasi kasir, tapi benar-benar bisa dipakai operasional harian klinik hewan.

Berikut susunan yang matang.

1. Konsep Utama Aplikasi

Nama contoh: VetCare Petshop Management

Aplikasi ini digunakan untuk mengelola:

Klinik Hewan
Pendaftaran pasien hewan, pemeriksaan dokter, rekam medis, diagnosa, tindakan, vaksinasi, rawat inap, resep obat, invoice, dan pembayaran.

Petshop
Penjualan makanan hewan, aksesoris, obat bebas, vitamin, shampoo, kandang, pasir kucing, dan produk lainnya.

Grooming
Booking grooming, layanan mandi, potong kuku, cukur bulu, treatment kutu/jamur, status pengerjaan, dan pembayaran.

Penitipan / Pet Hotel
Check-in hewan, jadwal inap, kandang, biaya harian, catatan makan/minum/obat, dan checkout.

Keuangan
Pendapatan klinik, petshop, grooming, penitipan, hutang/piutang, kas masuk, kas keluar, laba rugi, dan laporan harian/bulanan/tahunan.

2. Hak Akses User

Minimal dibuat beberapa role:

Admin

Akses penuh ke seluruh data, setting aplikasi, user, laporan, backup, dan master data.

Owner

Hanya melihat dashboard, laporan, grafik pendapatan, stok, performa dokter, dan laba rugi. Tidak perlu bisa mengubah transaksi.

Dokter Hewan

Melihat jadwal pasien, melakukan pemeriksaan, mengisi rekam medis, tindakan, diagnosa, resep, vaksin, dan riwayat pasien.

Kasir / Front Office

Mendaftarkan pelanggan, pasien hewan, membuat antrian, transaksi penjualan, pembayaran, cetak invoice, dan follow-up pelanggan.

Groomer

Melihat daftar booking grooming, update status pengerjaan, catatan kondisi hewan, dan menyelesaikan layanan.

Pet Hotel Staff

Mengelola penitipan, kandang, jadwal makan, obat, catatan harian, dan checkout.

Gudang / Stok

Mengelola produk, obat, batch, expired date, stok masuk, stok keluar, retur, dan stok opname.

3. Modul Master Data

Ini bagian dasar aplikasi.

Master Pelanggan

Data pemilik hewan:

• Nama pelanggan
• Nomor HP / WhatsApp
• Alamat
• Email
• Catatan khusus
• Riwayat kunjungan
• Total transaksi
• Status pelanggan aktif/nonaktif

Master Pasien Hewan

Data hewan peliharaan:

• Nama hewan
• Jenis hewan: kucing, anjing, kelinci, burung, hamster, reptil, lainnya
• Ras
• Jenis kelamin
• Tanggal lahir / perkiraan umur
• Warna
• Berat badan
• Steril/belum
• Nomor microchip, jika ada
• Foto hewan
• Pemilik
• Alergi
• Catatan khusus

Satu pelanggan bisa punya banyak hewan.

Master Dokter

• Nama dokter
• SIP / nomor izin, jika perlu
• Spesialisasi
• Jadwal praktik
• Komisi tindakan, jika ada
• Status aktif/nonaktif

Master Layanan Klinik

Contoh:

• Konsultasi umum
• Vaksin
• Steril kucing jantan
• Steril kucing betina
• Steril anjing
• Operasi minor
• Operasi besar
• USG
• Tes darah
• Rawat luka
• Infus
• Nebulizer
• Rawat inap

Master Produk / Obat / Petshop

• Kode produk
• Nama produk
• Kategori
• Satuan
• Harga beli
• Harga jual
• Stok minimal
• Expired date
• Batch number
• Supplier
• Bisa dijual umum / hanya resep dokter

Master Kandang / Ruang Rawat / Pet Hotel

• Nama kandang
• Jenis kandang
• Ukuran
• Kapasitas
• Tarif per hari
• Status tersedia/dipakai/maintenance

4. Modul Pendaftaran & Antrian

Alurnya dibuat sederhana:

1. Front office pilih pelanggan.
2. Pilih pasien hewan.
3. Pilih layanan: pemeriksaan, vaksin, grooming, penitipan, beli produk, rawat inap.
4. Pilih dokter jika layanan klinik.
5. Masuk ke antrian.
6. Dokter/groomer/staff memproses.
7. Setelah selesai, otomatis masuk ke kasir.

Fitur penting:

• Nomor antrian otomatis
• Status antrian:
  • Menunggu
  • Dipanggil
  • Diperiksa
  • Selesai
  • Batal
• Filter berdasarkan dokter
• Filter berdasarkan layanan
• Tampilan layar antrian, jika ingin dipasang di monitor

5. Modul Rekam Medis Hewan

Ini fitur paling penting untuk klinik hewan.

Setiap pemeriksaan harus bisa menyimpan:

• Tanggal pemeriksaan
• Dokter
• Keluhan utama
• Riwayat penyakit
• Berat badan
• Suhu tubuh
• Kondisi fisik
• Diagnosa
• Tindakan
• Resep obat
• Saran dokter
• Jadwal kontrol berikutnya
• Lampiran foto luka/hasil lab, jika ada
• Status rawat jalan/rawat inap

Riwayat rekam medis harus bisa dibuka kapan saja berdasarkan nama hewan.

6. Modul Resep & Obat

Dokter bisa membuat resep langsung dari halaman pemeriksaan.

Fitur:

• Pilih obat dari stok
• Dosis
• Aturan pakai
• Jumlah obat
• Catatan
• Obat otomatis mengurangi stok setelah invoice dibayar atau setelah resep dikonfirmasi
• Deteksi stok kosong
• Deteksi obat expired
• Obat racikan, jika dibutuhkan

Contoh resep:

• Amoxicillin 250 mg
• 2x sehari
• Setelah makan
• Selama 5 hari

7. Modul Vaksinasi

Sangat penting untuk klinik hewan.

Fitur:

• Jenis vaksin
• Tanggal vaksin
• Batch vaksin
• Expired vaksin
• Dokter pemberi vaksin
• Jadwal vaksin berikutnya
• Cetak kartu vaksin
• Reminder WhatsApp sebelum jadwal vaksin ulang

Contoh reminder:

“Halo Kak Budi, jadwal vaksin ulang untuk Momo adalah tanggal 15 Juni 2026. Silakan lakukan reservasi ke klinik kami.”

8. Modul Rawat Inap

Untuk pasien yang perlu dirawat.

Fitur:

• Check-in rawat inap
• Pilih kandang/ruang rawat
• Diagnosa awal
• Dokter penanggung jawab
• Catatan harian
• Jadwal obat
• Jadwal makan
• Monitoring suhu/berat/kondisi
• Biaya rawat inap otomatis per hari
• Tindakan tambahan
• Checkout rawat inap
• Invoice akhir

Catatan harian bisa berisi:

• Nafsu makan
• Minum
• Buang air
• Muntah/diare
• Kondisi luka
• Obat yang diberikan
• Catatan dokter/perawat

9. Modul Grooming

Untuk layanan petshop/grooming.

Fitur:

• Booking grooming
• Pilih paket:
  • Mandi sehat
  • Mandi kutu
  • Mandi jamur
  • Potong kuku
  • Cukur bulu
  • Full grooming
• Jadwal grooming
• Groomer
• Catatan kondisi hewan sebelum grooming
• Foto sebelum/sesudah, jika perlu
• Status:
  • Booking
  • Datang
  • Diproses
  • Selesai
  • Diambil
  • Batal
• Invoice otomatis ke kasir

10. Modul Pet Hotel / Penitipan Hewan

Kalau petshop menyediakan penitipan, ini bisa jadi fitur unggulan.

Fitur:

• Booking penitipan
• Check-in hewan
• Pilih kandang
• Tanggal masuk
• Tanggal keluar rencana
• Tarif per hari
• Catatan makanan
• Catatan obat
• Catatan perilaku
• Update harian
• Checkout
• Perhitungan biaya otomatis

Perhitungan bisa dibuat fleksibel:

• Per hari
• Per malam
• Paket mingguan
• Tambahan grooming
• Tambahan makanan
• Tambahan obat

11. Modul Kasir / POS

Kasir harus bisa menangani semua transaksi:

• Pemeriksaan dokter
• Tindakan
• Obat resep
• Penjualan produk petshop
• Grooming
• Rawat inap
• Penitipan
• Diskon
• Pajak, jika ada
• Pembayaran tunai/transfer/QRIS
• DP dan pelunasan
• Piutang pelanggan

Fitur kasir:

• Cari produk cepat
• Scan barcode, jika ada
• Keranjang transaksi
• Diskon item/global
• Cetak struk
• Cetak invoice A4
• Simpan transaksi
• Retur penjualan
• Void transaksi dengan hak akses admin

12. Modul Stok Obat & Produk

Ini harus dibuat serius, karena klinik banyak memakai obat dengan expired date.

Fitur:

• Stok masuk
• Stok keluar
• Stok opname
• Retur supplier
• Retur pelanggan
• Batch number
• Expired date
• Harga beli
• Harga jual
• Margin keuntungan
• Notifikasi stok minimum
• Notifikasi produk/obat mendekati expired
• Kartu stok per produk
• Laporan mutasi stok

Kategori produk:

• Obat resep
• Obat bebas
• Vitamin
• Makanan kucing
• Makanan anjing
• Pasir kucing
• Shampoo
• Aksesoris
• Kandang
• Mainan
• Lainnya

13. Modul Supplier & Pembelian

Agar stok rapi.

Fitur:

• Data supplier
• Pembelian produk/obat
• Nomor faktur
• Tanggal pembelian
• Produk yang dibeli
• Harga beli
• Diskon pembelian
• Hutang supplier
• Pembayaran supplier
• Riwayat pembelian

14. Modul Keuangan

Minimal ada:

Kas Masuk

Dari transaksi klinik, petshop, grooming, penitipan, pembayaran piutang.

Kas Keluar

Biaya operasional, gaji, sewa, listrik, pembelian stok, biaya lain.

Piutang

Jika pelanggan belum membayar penuh.

Hutang

Jika pembelian supplier belum lunas.

Laba Rugi

Pendapatan dikurangi HPP dan biaya operasional.

15. Modul Laporan

Laporan yang sebaiknya ada:

Laporan Klinik

• Kunjungan pasien
• Pemeriksaan dokter
• Tindakan terbanyak
• Diagnosa terbanyak
• Pasien vaksin
• Pasien rawat inap
• Rekam medis per hewan

Laporan Petshop

• Penjualan produk
• Produk terlaris
• Produk tidak laku
• Margin produk
• Retur penjualan

Laporan Grooming

• Booking grooming
• Layanan grooming terlaris
• Pendapatan grooming
• Performa groomer

Laporan Penitipan

• Jumlah hewan menginap
• Kandang terpakai
• Pendapatan pet hotel
• Riwayat penitipan

Laporan Stok

• Stok tersedia
• Stok minimum
• Stok expired
• Stok hampir expired
• Mutasi stok
• Stok opname

Laporan Keuangan

• Pendapatan harian
• Pendapatan bulanan
• Pendapatan tahunan
• Laba rugi
• Kas masuk
• Kas keluar
• Piutang pelanggan
• Hutang supplier

Semua laporan sebaiknya bisa:

• Filter tanggal
• Filter dokter
• Filter layanan
• Filter kategori
• Export Excel
• Cetak PDF
• Print

16. Dashboard

Dashboard dibuat berbeda sesuai role.

Dashboard Admin / Owner

Menampilkan:

• Pendapatan hari ini
• Jumlah transaksi hari ini
• Jumlah pasien hari ini
• Antrian aktif
• Booking grooming hari ini
• Rawat inap aktif
• Penitipan aktif
• Stok hampir habis
• Obat hampir expired
• Grafik pendapatan bulanan
• Layanan terlaris
• Produk terlaris

Dashboard Dokter

• Jadwal praktik
• Antrian pasien
• Pasien rawat inap
• Jadwal kontrol
• Jadwal vaksin ulang

Dashboard Kasir

• Transaksi belum dibayar
• Antrian selesai pemeriksaan
• Pembayaran hari ini
• Piutang pelanggan

Dashboard Groomer

• Booking grooming hari ini
• Status grooming aktif
• Grooming selesai belum diambil

17. Reminder WhatsApp

Ini akan sangat berguna.

Reminder yang bisa dibuat:

• Jadwal vaksin ulang
• Jadwal kontrol
• Booking grooming
• Booking penitipan
• Tagihan belum lunas
• Ucapan terima kasih setelah transaksi
• Promo petshop
• Notifikasi hewan rawat inap sudah boleh pulang

Untuk awal, bisa pakai tombol WhatsApp manual dulu agar aman dan gratis. Nanti bisa ditingkatkan ke WhatsApp gateway.

18. Setting Aplikasi

Admin bisa mengatur:

• Nama klinik/petshop
• Logo
• Favicon
• Alamat
• Nomor WhatsApp
• Email
• Footer invoice
• Prefix nomor invoice
• Prefix nomor rekam medis
• Pajak
• Metode pembayaran
• Template WhatsApp
• SMTP email
• Hak akses menu
• Backup database

19. Alur Kerja Utama

A. Alur Pemeriksaan Klinik

1. Pelanggan datang.
2. Front office input pelanggan dan hewan.
3. Buat antrian pemeriksaan.
4. Dokter memanggil pasien.
5. Dokter isi rekam medis.
6. Dokter pilih tindakan dan resep obat.
7. Data masuk ke kasir.
8. Kasir menerima pembayaran.
9. Invoice dicetak.
10. Jadwal kontrol/vaksin bisa dibuat otomatis.

B. Alur Penjualan Petshop

1. Kasir buka POS.
2. Pilih produk.
3. Input jumlah.
4. Sistem cek stok.
5. Pembayaran.
6. Stok otomatis berkurang.
7. Struk dicetak.

C. Alur Grooming

1. Pelanggan booking grooming.
2. Staff input data hewan.
3. Groomer proses layanan.
4. Status selesai.
5. Kasir menerima pembayaran.
6. Pelanggan mengambil hewan.

D. Alur Rawat Inap

1. Dokter menentukan pasien perlu rawat inap.
2. Staff pilih kandang.
3. Sistem mencatat tanggal masuk.
4. Perawat input catatan harian.
5. Biaya harian berjalan otomatis.
6. Saat pulang, sistem membuat invoice akhir.

20. Struktur Menu Aplikasi

Susunan menu yang rapi:

Dashboard

Front Office

• Antrian
• Pendaftaran Pasien
• Booking Grooming
• Booking Penitipan
• Jadwal Kontrol

Klinik

• Pemeriksaan
• Rekam Medis
• Resep Obat
• Vaksinasi
• Rawat Inap
• Tindakan Medis

Grooming

• Jadwal Grooming
• Proses Grooming
• Paket Grooming

Pet Hotel

• Check-in Penitipan
• Kandang
• Catatan Harian
• Checkout

Petshop / Kasir

• POS Penjualan
• Transaksi Klinik
• Pembayaran
• Retur Penjualan
• Piutang

Stok

• Produk & Obat
• Stok Masuk
• Stok Keluar
• Stok Opname
• Expired Date
• Supplier
• Pembelian

Laporan

• Laporan Klinik
• Laporan Penjualan
• Laporan Grooming
• Laporan Penitipan
• Laporan Stok
• Laporan Keuangan
• Laba Rugi

Master Data

• Pelanggan
• Pasien Hewan
• Dokter
• Layanan
• Produk
• Kategori
• Kandang
• Supplier

Pengaturan

• Profil Klinik
• User & Hak Akses
• Template WhatsApp
• Metode Pembayaran
• Backup Database

21. Database Utama yang Dibutuhkan

Tabel inti:

• users
• roles
• role_permissions
• customers
• pets
• pet_types
• breeds
• doctors
• services
• queues
• medical_records
• medical_actions
• prescriptions
• prescription_details
• vaccines
• vaccine_records
• inpatient_admissions
• inpatient_notes
• cages
• grooming_bookings
• grooming_services
• pet_hotel_bookings
• products
• product_categories
• product_batches
• stock_movements
• suppliers
• purchases
• purchase_details
• sales
• sale_details
• payments
• receivables
• expenses
• cash_transactions
• settings
• whatsapp_templates
• activity_logs

22. Fitur yang Menurut Saya Wajib Ada di Versi Pertama

Agar aplikasi tidak terlalu melebar, versi pertama sebaiknya fokus ke fitur inti dulu:

1. Login dan hak akses
2. Dashboard
3. Data pelanggan
4. Data pasien hewan
5. Pendaftaran dan antrian
6. Pemeriksaan dokter
7. Rekam medis
8. Tindakan dan resep
9. Vaksinasi
10. POS kasir
11. Produk dan stok
12. Penjualan petshop
13. Grooming
14. Rawat inap sederhana
15. Invoice dan pembayaran
16. Laporan dasar
17. Setting klinik
18. Cetak invoice
19. Export Excel
20. Reminder WhatsApp manual

Setelah itu baru ditingkatkan ke pet hotel lengkap, laba rugi lengkap, multi cabang, barcode, QRIS, dan WhatsApp gateway otomatis.

23. Teknologi yang Cocok

Karena pola aplikasi yang biasa kita buat, saya sarankan:

• CodeIgniter 4
• MySQL/MariaDB
• AdminLTE 3 / Bootstrap 5
• PHP 8.2
• jQuery + AJAX seperlunya
• DomPDF untuk cetak PDF
• PhpSpreadsheet untuk export/import Excel
• Simple QR Code untuk kartu pasien/invoice
• Tanpa wajib php spark serve
• Bisa jalan di:
  • http://localhost/klinik-hewan
  • XAMPP
  • Shared hosting/cPanel

24. Fitur Tambahan yang Bisa Membuat Aplikasi Terlihat Premium

Beberapa fitur tambahan yang bagus:

• Kartu pasien hewan dengan QR Code
• Cetak kartu vaksin
• Riwayat lengkap per hewan
• Foto pasien sebelum/sesudah grooming
• Reminder vaksin otomatis
• Grafik pendapatan
• Grafik produk terlaris
• Multi cabang
• Barcode produk
• Sistem member pelanggan
• Poin loyalti
• Paket grooming
• Paket vaksin
• Paket steril
• Paket penitipan
• Komisi dokter/groomer
• Audit log aktivitas user
• Backup database dari admin

25. Kesimpulan Rancangan

Aplikasi ini sebaiknya dibuat dengan konsep:

1 aplikasi untuk seluruh operasional klinik hewan dan petshop.

Bagian terpentingnya adalah:

• Data pelanggan dan hewan harus rapi.
• Rekam medis harus kuat.
• Obat dan stok harus akurat.
• Transaksi klinik dan petshop harus menyatu di kasir.
• Grooming dan penitipan dibuat sebagai layanan tambahan.
• Laporan harus lengkap untuk owner.
• Tampilan harus sederhana agar staff klinik mudah memakai.

Menurut saya, aplikasi ini sangat bagus untuk dibuat karena pasarnya jelas: klinik hewan kecil-menengah, petshop, grooming, dan penitipan hewan. Fiturnya juga bisa dikembangkan bertahap tanpa harus terlalu rumit di awal.